Layanan Sirkulasi Di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sumetera Utara

KELOMPOK 2:

1.      AMY NOOR SYAKILA                  : 0601171731

2.      ANNISA BAHAGIA                        : 0601171017

3.      INTAN DILLA VIONA                  : 0601172028

4.      KHAIRUL YOGA PRATAMA      : 0601173098

5.      MEISY PRATIWI                            : 0601172026

6.      MIFTAHUL JANNAH                    : 0601173075

7.      RINA MARIANA                            : 0601171006

8.      RIZKA MAULIDA                          : 0601172050

SQUAD : ILMU PERPUSTAKAAN 2/ SEMESTER IV

LAYANAN SIRKULASI

Perpustakaan merupakan sebuah tempat yang menjadi pusat menyimpanan informasi. Perpustakaan juga dikatakan sebagai lembaga yang mengelola berbagai sumber informasi. Perpustakaan tidak hanya mengelola saja, namun perpustakaan juga mencari, mengelola, menyimpan, melestarikan dan menyebarluas kan informasi, hal ini dilakukan agar kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi tetap terpenuhi.

Perpustakaan banyak menyediakan layananuntuk dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan, antara lain layanan koleksi, layanan refrensi, layanan sirkulasi dan layanan lainnya.

Layanan sirkulasi merupakan unsur penting dalam suatu perpustakaan. Dimana pengertian layanan sirkulasi itu sendiri adalah kegiatan peredaran atau terjadinya kegiatan perputaran bahan pustaka. Layanan sirkulasi juga merupakan kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka di perpustakaan.

Adapun kegiatan yang dilakukan dalam layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:

1.      Keanggotaan.

Disini salah satu tugas layanan sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan. Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pemustaka sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Sebagian perpustakaan ada juga yang melakukan proses pendaftaran kartu anggota di bagian tata usaha perpustakaan, namun hal tersebut dilakukan atas kebijakan masing-masing perpustakaan dan menurut pembagian tugas di perpustakaan tersebut.
Berikut ini Flow Chart dari kepengurusan keanggotaan:

 

Keterangan:

                Untuk mengurus keanggotaan di perpustakaan UIN Sumatera Utara sudah tidak lagi dilakukan di perpustakaan karena pendaftaran keanggotan sudah otomatis terdaftar di perpustakaan melalui Nomor Induk Mahasiswa.

Untuk pengguna yang bukan mahasiswa Uin Sumatera Utara tidak ada pendaftaran keanggotaan. Karena hanya boleh membaca buku di perpustakaan saja. Tidak diperbolehkan untuk meminjam bahan pustaka.

2.      Peminjaman Bahan Pustaka

Peminjaman bahan pustaka juga dilakukan di layanan sirkulasi. Layanan ini biasanya hanya boleh digunakan oleh pemustaka yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan saja.

Berikut ini adalah  flow chart dari kegiatan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan UIN Sumatera Utara:

Keterangan:

Peminjaman di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sumatera Utara terbilang mempunyai proses yang mudah bagi pengguna yang ingin meminjam buku diperpustakaan. Hal ini  dikarenakan pengguna yang ingin meminjam buku tidak lagi perlu menggunakan kartu anggota perpustakaan, melainkan cukup menggunakan NIM yang dimiliki oleh setiap mahasiswa UINSU. Adapun langkah-langkah peminjaman buku di perpustakaan UINSU ini, seperti yang telah digambarkan di atas berikut. Yakni, pertama cukup meletakkan buku yang ingin kita pinjam dan klik atau pilih menu “ Pinjam” kemudian cukup kita masukkan NIM “ Nomor Induk Mahasiswa” selanjutnya pilih ikon “Print “ dan terakhir ambil Struk Peminjaman.

3.      Pengembalian Bahan Pustaka

Hampir sama dengan kegiatan peminjaman, pengembalian buku di perpustakaan juga berkaitan dengan proses peminjaman. Tidak semua pemustaka senang membaca di perpustakaan dan suka mengerjakan tugas di perpustakaan, maka dari itu pemustaka harus meminjam buku yang dibutuhkan nya. Buku yang di pinjam pemustaka juga harus dikembalikan ke perpustakaan. Perpustakaan merupakan tempat umum, dimana perpustakaan dibutuhkan oleh orang banyak, ,akan proses pengembalian juga harus dilakukan dengan tepat waktu, dengan begitu kebutuhan pengguna akan tetap terpenuhi.

Berikut ini adalah  flow chart dari kegiatan pengembalian bahan pustaka di perpustakaan UIN Sumatera Utara:

Keterangan:

Proses pengembalian di Perpustakaan Perguruan Tinggi Universitas Islam Negeri Sumater Utara memiliki proses yang sama mudahnya dengan proses peminjamannya. Dimana, pengguna yang ingin mengembalikan buku yang telah dipinjamnya cukup datang ke computer yang tersedia di dekat pintu keluar, lalu meletakkan buku yang ingin dikembalikan di depan computer, dan memilih option “kembali” yang tersedia di menu computer, dimenu itu pengguna/ mahasiswa yang akan mengembalikan buku diminta untuk memasukkan NIM, setelah memasukkan NIM, akan keluar pernyataan “pengembalian sukses” bila pengguna tidak melebihi dari waktu  peminjaman. Namun bila pengguna telah melebihi batas dari waktu pemnjaman, maka pernyataan “ Silahkan ke Petugas, ada telah telat 4 hari (sesuai hari keterlambatan). Bila hal ini telah terjadi maka pengguna yang bersangkutan haruslah melapor kepada petugas agar dapat membayar denda dan mengembalikan buku yang sudah terlambat dikembalikannya.

4.      Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan bahan pustaka adalah proses memperpanjang waktu peminjaman setelah waktu yang telah ditentukan oleh perpustakaan.

Berikut ini adalah  flow chart dari kegiatan perpanjangan bahan pustaka di perpustakaan UIN Sumatera Utara:

Keterangan:

Dalam melakukan perpanjangan buku di perpustakaan tinggi universitas islam negeri sumatera utara sama halnya dengan pengembalian buku tetapi ini perpanjangan buku yang memilih menu “Perpanjang” kemudian klik menu kembali kemudian pilih menu pinjam setelah itu masukan nim dan yang terakhir Print, tetapi kadang-kadang kalau tidak bisa melakukan perpanjangan di computer online kita bisa menghubungi atau mendatangi petugas peminjaman yang berada di layanan sirkulasi.

5.      Penagihan

Penagihan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas layanan sirkulasi. Buku-buku perpustakaan yang telah dipinjam oleh pemustaka harus dikembalikan keperpustakaan dengan tepat waktu, namun jika pemustaka belum melakukan pengembalian buku atau belum memperpanjang masa peminjaman buku, pustakawan perlu melakukan proses penagihan dengan cara mengirim surat penagihan.

Namun di perpustakaan UIN Sumatera Utara tidak dilakukan proses penagihan oleh pustakawan. Penagihan dilakukan saat akan mengusrus kartu bebas peminjaman atau yang biasa disebut kartu bebas pustaka.

6.      Sanksi

Untuk menanamkan kedisiplinan dan memberikan hak kepada pengguna Perpustakan Perguruan Tinggi dalam menggunakan layanan perpustakaan atau peminjaman bahan pustaka, maka harus dilakukan pemberian sanksi kepada pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku, atau menghilangkan buku. Dalam hal ini, di perpustakaan Universitas Islam Negeri Sumatera Utara menetapkan beberapa macam sanksi yang diberikan terhadap pelanggaran yang dilakukan yaitu sanksi denda, misalnya berupa uang atau mengganti buku. Contohnya  ketika ada seorang mahasiswa yang telat mengembalikan buku, biasanya dikenakan denda sebesar Rp. 500,- apabila keterlambatan pengembalian buku tersebut telat 1(satu) hari.

Di bawah ini adalah flow chart kegiatan dari pemberian sanksi di Perpustakaan UIN Sumatera Utara:

Keterangan:

1)      Sebelum kita mengetahui apakah kita mendapatkan sanksi, terlebih dahulu kita mengembalikan buku di menu pengembalian pada mesin RFID.

2)      Ikutin langkah-langkah pengembalian seperti yang sudah dijelaskan di atas. Apabila kita mendapatkan sanksi dari pemulaangan buku, mesin RFID akan memberikan peringatan dan struk keterangan atas keterlambatan kita.

3)       Mesin RFID itu akan memberitahukan ke kita supaya ke meja layanan sirkulasi menjumpai pegawai layanan sirkulasi.

4)       Setelah di meja layanan sirkulasi, tunjukkan struk sanksi ke pegawai sirkulasi. Lalu petugas layanan sirkulasi akan mengecek di komputer sesuai keterangan struk keterlambatan. Terakhir pegawai sirkulasi akan memberitahukan jumlah denda yang harus dibayar sesuai jangka waktu keterlambatan pemulangan buku yang telah dijelaskan pada peraturan sanksi.

7.      Bebas Pinjam

Untuk menjaga keutuhan koleksi maka setiap orang yang sudah melewati batas keanggotaannya wajib mengurus surat bebas pinjam. Kegiatan bebas pinjam ini dilakukan untuk mengetahui apakah masi ada bahan pustaka lagi yang masi dipinjam atau tidak. Kegiatan ini juga dilakukan untuk meminimalisir kehilangan koleksi bahan pustaka di perpustakaan.

Di bawah ini adalah flow chart kegiatan dari Bebas pinjam di Perpustakaan UIN Sumatera Utara:

           

Keterangan:

Surat keterangan bebas pinjam di berikan untuk kepentingan pendaftraan wisuda dan hanya berlaku untuk satu kali wisuda, sebagai buktinya tidak mempunyai pinjaman di perpustakaan. Untuk mendapatkan surat bebas pinjam ada beberapa tahap yang di lakukan perpustakaan Universitas Islam Negeri Sumatera Utara diantaranya: pertama melakukan pengecekan ke layanan sirkulasi , bahwasanya mahasiswa/i itu ada atau tidak  mempunyai  pinjaman di perpustakaan. Setelah melakukan pengecakan di layanan sirkulasi yang selanjutnya itu adalah menunggu data dari layanan sirkulasi, karena data tersebut sangat penting untuk mengetahui bahwa mahasiswa/i tersebut benar-benar tidak mempunyai pinjaman di perpustakaan. Setelah hasil data di diketahui selanjutnya adalah mengurus surat bebas pinjam ke tata usaha (TU) untuk di buat surat keterangan bahwasanya mahasiswa/I tidak mempunyai pinjaman yang belum di kembalikan. Selanjutnya tata usaha (TU) mengeluarkan surat keterangan bebas pinjam, dan surat keterangan bebas pinjam tersebut di berikan ke petugas layanan sirkulasi untuk di acc.

DAFTAR PUSTAKA

Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah:pendekatan aspek manajemen dan tata kerja. Jakarta: Grasindo.

Hutasoit, Hildayati Rauddah. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan Iain Sumatera Utara.         Jurnal Iqra: Vol. 6, No. 1.

Safruddin, Muhammad Syafri. Pemanfaatan Layanan Sirkulasi Perpustakaan        Arsip Dan Pengelolaan Data Elektronik Kabupaten Enrekang. http://repositori.uinalauddin.ac.id/1129/1/Muh%20Syafri%20Safaruddin.pdf.  Diakses pada tanggal 2 April 2019.